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湖南省佛慈基金会档案和证章管理制度

来源:     作者:     图:     时间:2019-5-24 19:27:58

档案管理

1. 基金会的档案由基金会办公室负责收集、整理和保管,秘书长检查、指导。

 2. 归档的文件材料要求完整、准确,并及时分类整理、立卷、归档材料应妥善管理,不得丢失或损毁。

 3. 归档范围包括上级主管部门的文件材料与本会的文件材料。

 上级主管部门的文件材料包括以下内容:

1)上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;

2)上级主管部门颁发的本会要执行文件,以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件;

3)领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

4)上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

本会的文件材料包括以下内容:

1)本会召开理事会、表彰大会的会议文件,以及各种音像材料;

2)本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等;

3)本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等;

4)本会的请示与上级部门的批复文件;

5)本会年检、考核、评先材料;

6)本会统计报表和统计分析资料;

7)本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料;

8)本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等;

9)本会的历史沿革、大事记、反映本会重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料;

10)本会历届理事会名册及志愿者名册;

11)本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件;

12)本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料;

13)其他具有保存价值的文件材料。

4. 基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存,并编制索引,便于决策者参考利用。

5. 借阅档案要办理借阅手续,及时归还。

证章管理

1. 本基金会法人登记证、组织机构代码证由基金会副理事长保管,并按规定按时接受省民政厅等部门的年检。

2. 本基金会印章由副理事长保管。日常工作由秘书长主持,需盖本基金会印章的由副理事长负责。非日常工作范围内的重要事项的处理或重要文件的印发,必须报理事长签署后加盖本基金会印章。

3. 本基金会登记证、组织机构代码证和本基金会印章应妥善保管,不得遗失或损坏,出现遗失、损坏或违规事件将追究当事人责任。

附则

本制度由湖南省佛慈基金会负责解释。本制度自湖南省佛慈基金会理事会会议讨论通过后试行。