一 档案管理
1. 基金会的档案由基金会办公室负责收集、整理和保管，秘书长检查、指导。
2. 归档的文件材料要求完整、准确，并及时分类整理、立卷、归档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。
3. 归档范围包括上级主管部门的文件材料与本会的文件材料。
上级主管部门的文件材料包括以下内容：
（1）上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；
（2）上级主管部门颁发的本会要执行文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；
（3）领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
（4）上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。
本会的文件材料包括以下内容：
（1）本会召开理事会、表彰大会的会议文件，以及各种音像材料；
（2）本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；
（3）本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；
（4）本会的请示与上级部门的批复文件；
（5）本会年检、考核、评先材料；
（6）本会统计报表和统计分析资料；
（7）本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；
（8）本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
（9）本会的历史沿革、大事记、反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；
（10）本会历届理事会名册及志愿者名册；
（11）本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；
（12）本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
（13）其他具有保存价值的文件材料。
4. 基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。
5. 借阅档案要办理借阅手续，及时归还。
二 证章管理
1. 本基金会法人登记证、组织机构代码证由基金会副理事长保管，并按规定按时接受省民政厅等部门的年检。
2. 本基金会印章由副理事长保管。日常工作由秘书长主持，需盖本基金会印章的由副理事长负责。非日常工作范围内的重要事项的处理或重要文件的印发，必须报理事长签署后加盖本基金会印章。
3. 本基金会登记证、组织机构代码证和本基金会印章应妥善保管，不得遗失或损坏，出现遗失、损坏或违规事件将追究当事人责任。
附则
本制度由湖南省佛慈基金会负责解释。本制度自湖南省佛慈基金会理事会会议讨论通过后试行。